Archiwum Państwowe w Bydgoszczy

Pracownia naukowa - regulamin

Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych Archiwum Państwowego w Bydgoszczy

  

§ 1  

  1. Osoba pragnąca korzystać osobiście z materiałów archiwalnych powinna zapoznać się z niniejszym regulaminem i potwierdzić to stosownym podpisem w Zgłoszeniu użytkownika.
  2. Przystępując do korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych Archiwum Państwowego w Bydgoszczy należy złożyć Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego (Formularz - patrz zał. 1), w którym muszą zostać podane i potwierdzone datowanym podpisem osoby zgłaszającej chęć skorzystania z archiwaliów, następujące dane: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres dla korespondencji (jeżeli jest różny od adresu zamieszkania), rodzaj i numer dokumentu tożsamości.
  3. W Zgłoszeniu użytkownik proszony jest także o podanie danych w zacienionych rubrykach, w tym dotyczących tematu (celu pracy), rodzaju prowadzonych badań i nazw zespołów, z których zamierza korzystać. Niewypełnienie zacienionych rubryk potrzebnych w analizach statystycznych i ułatwiających kontakty (np. numeru telefonu) nie ogranicza uprawnień użytkownika.
  4. Zgłoszenie użytkownika zawiera teksty oświadczeń dotyczące zakresu wykorzystania in-formacji zawartych w archiwaliach. Użytkownik jest zobowiązany potwierdzić je w przypadku zamiaru korzystania z archiwaliów, których udostępnianie podlega prawnym ograniczeniom.
    W szczególnych przypadkach może być niezbędny wymóg złożenia przez użytkownika wyjaśnień bądź oświadczeń lub udokumentowanie uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych przezeń materiałów archiwalnych- w szczególności poprzez przedłożenie upoważnienia zleceniodawcy, na którego rzecz użytkownik działa albo zgody dysponenta dokumentacji zdeponowanej lub przekazanej do Archiwum z zastrzeżeniem jej ograniczonej dostępności itp. Jeżeli udostępniane archiwalia zawierają informacje, do których dostęp jest prawnie ograniczony, Archiwum może wyjątkowo wezwać zainteresowanego do potwierdzenia tożsamości.
  5. Zgłoszenia są rejestrowane przez użytkowników lub obsługę pracowni w wewnętrznym systemie informatycznym. Do celów statystycznych są klasyfikowane po kątem celu badań. W przypadku braku danych w Zgłoszeniu użytkownika, obsługa pracowni dokonuje klasyfikacji na podstawie zamawianych archiwaliów.
  6. Po zarejestrowaniu użytkownik otrzymuje wydruk karty identyfikacyjnej, uprawniającej do poruszania się po wydzielonej strefie Archiwum oraz hasło umożliwiające samodzielne zalogowanie się do cyfrowego systemu udostępniania materiałów archiwalnych w pracowni naukowej Archiwum.
  7. W przypadku istotnej zmiany profilu (tematu) badań archiwalnych w okresie 12 miesięcy użytkownik powinien złożyć dodatkowe Zgłoszenie użytkownika.
  8. Zgłoszenie uważa się za aktualne przez 12 miesięcy, licząc od ostatniej wizyty lub logowania się w systemie.  

 

§ 2  

  1. Informacje o materiałach archiwalnych, niezbędne do złożenia zamówień, wyszukiwane są przez użytkowników zasobu samodzielnie.
  2. Pracownicy Archiwum udzielają tylko ogólnych informacji o zasobie Archiwum i innych archiwów, dostępnych pomocach ewidencyjno- informacyjnych i zasadach udostępniania archiwaliów. W szczególnych przypadkach, o ile dysponują informacjami mogącymi ułatwić użytkownikowi poszukiwania, mogą takich informacji udzielać.
  3. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią opisy informacyjne i bazy z inwentarzami cyfrowymi, dostępne w systemie intranetowym Archiwum oraz tradycyjne środki ewidencyjne dostępne do wglądu w pracowniach naukowych lub w formie kopii cyfrowych.
  4. Pomoce ewidencyjno- informacyjne mogą być udostępniane przed złożeniem Zgłoszenia.
  5. Z udostępnienia, z uwagi na przeszkody prawne, mogą być wyłączone archiwalia i ich ewidencja z danymi prawnie chronionymi, w szczególności z powodu ochrony informacji nie-jawnych, danych osobowych albo dóbr osobistych, np. część akt osobowych, spraw sądowych i więziennych.
  6. Dostęp do archiwaliów może zostać ograniczony ze względu na ich zły stan fizyczny.  

 

§ 3 

 Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są w pracowniach naukowych na podstawie zamówień użytkowników (rewersu) zawierających: imię i nazwisko użytkownika, oznaczenie zespołów archiwalnych, sygnatury zamawianych jednostek, daty sporządzenia zamówienia. Na zamówieniach jest także miejsce na uwagi obsługi magazynów.

  1. Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Zamówienia mogą być wypełniane ręcznie, drukowane z systemu intranetowego Archiwum lub przysyłane za pośrednictwem poczty. Zamówienia wypełniane ręcznie na miejscu i przysyłane pocztą są rejestrowane przez obsługę pracowni naukowej w cyfrowej ewidencji funkcjonującej w ramach systemu intranetowego Archiwum, która dokumentuje poszczególne etapy sprowadzania i udostępniania archiwaliów.
    Ewidencja ta zawiera następujące dane: 1/ datę zamówienia; 2/ numer zespołu (zbioru) i sygnaturę jednostki albo identyfikator reprodukcji; 3/ imię i nazwisko użytkownika; 4/ da-tę zwrotu; 5/ ewentualne uwagi.
  2. Archiwalia zazwyczaj są sprowadzane z magazynu w dniu złożenia zamówienia o godz.: 800, 1000 i 1200, a w dniach dyżurów popołudniowych (w poniedziałki, wtorki, czwartki) także o 1400. Jednorazowo użytkownik może zamówić 10 j.a., a dziennie do 20 j.a. Użytkownicy zamiejscowi mogą wcześniej przysłać pocztą zamówienia na dodatkowe 10 j.a.
  3. Obsługa pracowni naukowej potwierdza w systemie intranetowym otrzymanie archiwaliów z magazynu przez wpisanie daty w stosownym polu, a następnie składa otrzymane materiały w depozycie lub przekazuje bezpośrednio użytkownikowi pracowni naukowej.
  4. Fakt wydania materiałów archiwalnych użytkownikowi obsługa pracowni każdorazowo odnotowuje w systemie informatycznym, dopisując datę ich udostępnienia do danych będących w systemie ewidencji (takich jak: imię i nazwisko użytkownika, numery zespołów archiwalnych i sygnatur zamówionych jednostek).
  5. Użytkownicy potwierdzają wizyty w pracowni naukowej oraz odbiór akt w księdze ewidencyjnej przez wpisanie daty, imienia i nazwiska, nazwy zespołu i sygnatur.
  6. W pracowniach naukowych mogą być udostępniane materiały archiwalne, które są:
    1. zewidencjonowane, czyli wyposażone w pomoce identyfikujące poszczególne jednostki;
    2. oprawione, a luźne archiwalia, gdy są opatrzone numeracją stron (lub foliacją kart);
    3. opatrzone znakami własnościowymi archiwum;
    4. będące w dobrym stanie fizycznym, bez przeciwwskazań konserwatorskich pod względem udostępniania.
  7. Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne, udostępnia się kolejno: po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną. Wyjątki od tej zasady dopuszczone są w przypadkach umotywowanych szczególnymi potrzebami badawczymi.
  8. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (skany, mikrofilmy) udostępniane są w postaci reprodukcji. Odstępstwa od tej zasady są możliwe tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na podstawie umotywowanego oświadczenia użytkownika o konieczności korzystania w zamierzonej pracy z oryginałów dokumentów, np. do prac naukowych z zakresu dyplomatyki.
  9. W przypadku materiałów szczególnie cennych, użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający pracownię naukową, może być zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.
  10. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie pracowni naukowej. Zwrot archiwaliów odnotowuje się w systemie informatycznym.
  11. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.  

 

§ 4 

 Na pisemny wniosek użytkownika Archiwum może czasowo sprowadzić reprodukcje materiałów archiwalnych spoza zasobu.

  1. Koszty przesyłki ponosi zamawiający.
  2. Archiwum może także wypożyczać reprodukcje materiałów archiwalnych do innych archiwów na ich wniosek.
  3. Archiwalia i ich reprodukcje wypożyczane i sprowadzane do pracowni naukowej oraz do celów urzędowych, są rejestrowane w ramach systemu intranetowego przez obsługę pracowni naukowej. Na koniec roku dokonuje się z niej wydruku.
  4. W ewidencji wypożyczeń należy podać: 1/ identyfikator reprodukcji (np nr mikrofilmu); 2/ datę wypożyczenia; 3/ imię i nazwisko wnioskodawcy; 4/ określenie jednostki organizacyjnej, do której lub z której reprodukcję wypożyczono; 5/ datę zwrotu; 6/ ewentualne uwagi.
  5. Przynajmniej raz na kwartał obsługa pracowni dokonuje przeglądu rejestru wypożyczeń w celu sprawdzenia terminowości zwrotu wypożyczonych z i do Archiwum kopii. W przypadku zaległości przygotowuje stosowne monity.  

 

§ 5 

 Do pracowni naukowej można wejść tylko ze środkami do sporządzenia notatek. Torby, płaszcze, kurtki oraz środki żywnościowe i inne, które mogą uszkodzić materiały archiwalne, należy pozostawić w szafach przed wejściem do pracowni. Klucz od szafy podczas korzystania z akt przechowuje użytkownik osobiście.

  1. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników akt. Telefony komórkowe należy wyciszyć.
  2. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego przezeń Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo. W szczególności zabrania się:
    • dokonywania jakichkolwiek wpisów na dokumentacji;
    • sporządzania notatek na dokumentach;
    • wyjmowania dokumentów i zmieniania układu akt;
    • spożywania posiłków na terenie pracowni;
    • udostępniania dokumentacji innym osobom;
    • wynoszenia poza pomieszczenia pracowni naukowej materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno- informacyjnych.  

 

§ 6 

W toku korzystania z materiałów archiwalnych udostępnionych w pracowniach naukowych Archiwum, użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:

 

 § 7 

 Użytkownicy mogą zamówić wykonanie kopii z materiałów archiwalnych w ramach usług wykonywanych za pomocą przeznaczonych do tego celu urządzeń Archiwum.

  1. Szczegółowy zakres realizowanych usług i ich koszty są uregulowane w cenniku usług Archiwum.
  2. Archiwum, z uwagi na stan archiwaliów lub ochronę danych osobowych, może odmówić wykonania kopii.  

 

§ 8  

  1. Za przestrzeganie zasad przyjętych w regulaminie toku obrotu archiwaliami udostępniany-mi w pracowni naukowej odpowiadają osoby wyznaczone do jej obsługi.
  2. Do obowiązków obsługi pracowni należy rejestrowanie w systemie intranetowym poszczególnych etapów obiegu archiwaliów sprowadzonych z magazynu do pracowni, w tym rejestrowanie:
    • zamówień na archiwalia, sporządzonych odręcznie przez użytkowników na miejscu lub przysłanych pocztą;
    • archiwaliów sprowadzanych z magazynu do pracowni naukowej i zabezpieczonych w podręcznym magazynku;
    • archiwaliów wydawanych użytkownikom z podręcznego magazynku;
    • archiwaliów odbieranych od użytkowników;
    • archiwaliów zwracanych do magazynu;
    • kopii materiałów archiwalnych sprowadzanych i wypożyczanych do innych archiwów.
  3. Do archiwaliów, które mają zostać zwrócone do magazynu dołącza się drukowany spis, na którym obsługa magazynów potwierdza zwrot. Spisy i zamówienia na archiwalia, których zwrot został potwierdzony, są przechowywane przez obsługę pracowni naukowej.
  4. Obsługa pracowni naukowej przyjmuje zamówienia na wykonanie kserokopii lub kopii cyfrowych, dokonuje wstępnej wyceny nietypowych usług w porozumieniu z pracownią reprograficzną i przekazuje zamówienia do realizacji. Po wykonaniu usługi przygotowuje in-formację o kosztach, opisuje kserokopie oraz wydaje (przesyła) je zleceniodawcom.
  5. Do zadań obsługi pracowni należy także:
    • stała obserwacja procesu udostępniania archiwaliów w pracowni naukowej;
    • zapewnienie poruszania się użytkowników po wyznaczonych strefach, w tym niedopuszczanie do wchodzenia do magazynku podręcznego pracowni i miejsc, gdzie są ewidencjonowane archiwalia sprowadzone do pracowni naukowej;
    • przekazywanie obsłudze magazynów zamówień na archiwalia;
    • zabezpieczenie funkcjonowania technicznych środków monitoringu. O wszelkich nie-prawidłowościach należy informować przełożonych.
  6. Obsługa pracowni naukowej jest zobowiązana informować kierownika Oddziału i Dyrektora o zamówieniach na archiwalia podlegające ochronie prawnej, uszkodzone fizycznie oraz dla których nie upłynął ustawowy 30- letni okres od czasu wytworzenia. W tych przypadkach powinna być wszczęta procedura prowadząca do ewentualnego udostępniania tego rodzaju dokumentacji, polegającą na uzyskaniu zgody Dyrektora lub upoważnionego przez niego pracownika. 

 

 § 9 

Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez Dyrektora Archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-05-11
Data publikacji:2015-05-11
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:
Liczba odwiedzin:7503